Organisez votre vie : comment planifier votre semaine avec Google Agenda

La plupart des gens pourraient être plus organisés, en particulier ceux d’entre nous qui travaillent à domicile et/ou dirigent une entreprise. Heureusement, nous avons tous accès à Google Agenda. C'est gratuit, peut se synchroniser avec d'autres calendriers et applications de productivité comme Trello ou Notion, et est relativement facile à utiliser. Allez au-delà des listes de tâches manuscrites ; voici comment utiliser Google Agenda pour planifier votre semaine.

De nombreuses personnes utilisent des applications de calendrier pour suivre leurs rendez-vous ou leurs appels Zoom. C'est bien, mais vous pouvez faire bien plus. En utilisant l'application Calendrier de Google comme planificateur, vous pouvez :

Créez des listes de tâches numériques

Créer des événements et des tâches

Articles à code couleur

Configurer des rappels

Vous pouvez également ajouter des extensions pour étendre ses fonctionnalités. Certains sont esthétiques, comme ceux qui vous permettent de définir une image d'arrière-plan ou de choisir des couleurs au-delà de celles standard fournies par Google pour le codage couleur. D'autres peuvent s'intégrer à des applications de vidéoconférence comme Join.me et BlueJeans.

Avant de créer votre emploi du temps, demandez-vous ce que vous faites habituellement. Cela semble simple, mais écrire les tâches régulières et les éléments importants, tels que les réunions, vous aidera à mieux comprendre comment gérer votre temps. Vous pouvez commencer par créer une liste de tâches.

Katrina Oko-Odoi, responsable du marketing de contenu pour la société CRM Copper, recommande aux gens de « penser à la fois à long et à court terme ». Enregistrez les projets ou les tâches que vous devrez accomplir, même si vous n'avez pas besoin de les accomplir aujourd'hui. " Ou même cette semaine. Pour les projets plus importants, essayez de les diviser en étapes concrètes. Cela facilitera la planification du temps sur votre calendrier. "

Vous pouvez créer votre liste à l'aide d'autres applications de productivité liées à Google Agenda, ou simplement utiliser Google Tasks pour rester simple. Les tâches sont accessibles depuis n'importe quelle application Google Workspace, telle que Drive, Calendar ou Keep. Cliquez sur l'icône en forme de coche bleue dans la barre de menu de droite pour y accéder.

Utilisez Tâches pour noter une liste des choses que vous savez que vous devrez faire tout au long de la semaine, sans ordre particulier. Une fois que vous avez terminé, cliquez et faites-les glisser en tant que nouvelles tâches vers des jours spécifiques de votre calendrier. Par exemple, si vous savez que vous souhaitez bloquer du temps pour faire de l'exercice pendant la semaine, vous pouvez créer une tâche appelée « exercice », puis la faire glisser vers le jour et l'heure souhaités.

Regroupez les tâches par liste pour faciliter leur suivi. Vous pouvez, par exemple, créer une liste appelée « tâches » dans laquelle vous conservez les tâches ménagères habituelles, ou « administration de la vie » pour des choses comme consulter vos e-mails et planifier des rendez-vous. Si vous souhaitez avoir la liberté d'ajouter et d'organiser des tâches depuis n'importe où dans votre navigateur, consultez des extensions telles que l'application Tasksboard pour Chrome.

Google Agenda vous permet également de créer des calendriers distincts pour différents aspects de votre vie. Vous pouvez avoir un calendrier pour le travail et un pour les événements personnels, rempli de tâches pertinentes pour chaque catégorie. Si vous utilisez votre calendrier principalement pour le travail, essayez de créer un calendrier pour les réunions importantes, un pour les dates limites des projets et un autre pour les événements professionnels afin de mieux organiser votre vie professionnelle. Des calendriers spécifiques peuvent être activés et désactivés à partir de la barre latérale gauche.

Pour créer un nouveau calendrier, cliquez sur le plus (+) à côté de la section Autre calendrier dans le coin inférieur gauche, puis choisissezCréer un nouveau calendrier . Ajoutez un nom pour le calendrier, rédigez une description et attribuez un propriétaire (si plusieurs personnes utilisent le même compte Google).

Ajouter de nouvelles tâches, événements ou rappels à votre calendrier est simple. Cliquez et faites glisser le jour spécifique auquel vous souhaitez ajouter quelque chose et une nouvelle boîte apparaîtra dans laquelle vous pourrez renseigner les détails. Ou cliquez simplement sur leCréerbouton à côté du gros signe plus dans le coin supérieur gauche.

Si vous souhaitez définir une tâche à répéter, cliquez sur l'heure de cette tâche à l'endroit indiquéNe répète pas . Un menu déroulant s'ouvrira avec une gamme d'options que vous pourrez choisir pour répéter la tâche. En fonction de la tâche à effectuer, vous pouvez la configurer pour qu'elle se répète quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou un jour spécifique de la semaine. Vous pouvez définir une heure pour votre tâche d’exercice, et elle apparaîtra chaque semaine à venir.